廃棄システムの構築
ファイリングシステムの目的・目標の１つとして、”廃棄システムの構築”があります。
・文書をとっておくだけでなく、廃棄するシステムを構築し、オフィス内の不要文書の氾濫を防ぐことです。
ファイリングで管理者が悩むことといえば、文書保管年限ルールを構築し、そのルールを浸透させ、文書の廃棄フローを構築することです。
文書をファイル基準表や文書管理台帳に登録する際に、文書ごとに保存年限を設定する必要がありますが、社内基準が浸透していなかったり、ルールがあいまいだったりすると、保存年限は設定されずに保存・保管されるケースが多くあります。 年限設定されない文書が多くなればなるほど、文書の保管量は増え、管理が行き届かなくなってしまいます。
SRI WEBシステムでは、文書の廃棄システム構築をサポートする機能を搭載しており、社内の円滑な廃棄フロー構築を支援致します。
また、ＳＲＩでは情報管理センター内に大型シュレッダーを設備し、機密文書抹消処理サービスを提供しております。 SRIで保管している文書は、保存年限切れた場合でも同施設内で破砕処理できるため、不必要に機密文書を他の外部施設に移動する必要もなく、セキュリティ万全の状態で安全に機密抹消することができます。
機密抹消処理エリア
保存年限を終えた文書だけでなく、日々発生する文書に関しても、機密文書回収用セキュリティボックスでのサービスを提供しております。
文書管理・ファイリングにおいて、廃棄システムを構築することは非常に重要です。
ぜひＳＲＩの提案する廃棄フローをご検討ください。
