ファイリング、文書保管に関するキーワード

移換え
年度末に棚の上段にある文書を下段に場所を移すことをいいます。
移換え後、文書は現年度から前年度に変わります。


置換え
棚の下段にある前年度文書を文書保存箱に収めて、保管庫へ移すことをいいます。
置換えする文書は、法定保存年限・社内規定年限が3年以上のもので、1年の文書は置換えせずに廃棄します。


共通文書
部門を問わず、全社的に発生する文書のこと。
共通文書に関しては、全社的に分類名を決めてしまうワリツケ方式を採用することがあります。


キャビネット
個別フォルダーやガイドなどを収める引出し容器のこと。
 
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切り替え作業
ファイリングシステム導入時に、社内で定めたファイリングルールに従って、ファイルを作り、整理整頓すること。 チューブファイルなどに閉じこまれた文書をばらし、個別フォルダー・ファイルボックスなどの管理に切り替えること。分類・ラベリングなどの作業が発生します。



継続フォルダー
年度末の移換えの際、引き続き現年度扱いとしてキャビネット上段にとどめておく常用文書を入れる個別フォルダー。


懸案フォルダー
やりかけ・仕掛かり文書を入れておくフォルダーのこと。


個別フォルダー
文書を細分してファイルする紙挟みのこと。
文書分類では最小単位。 個別フォルダーに入る文書は、80枚が限度。
原則として綴じないでファイルします。 個別フォルダーに入れた文書は、ファイルボックスなどに収めて管理します。

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固有文書
共有文書は全社的に発生する文書のことだが、固有文書は部門間では共通性がなく、部署ごと固有に発生する文書のこと。 固有文書に関しては、各保管単位で分類を決めるツミアゲを方式を採用することが一般的。


常用文書
年度が変わっても現年度扱いされる文書のこと。 年度末に移換えされずに、キャビネット上段で管理される文書。


ファイリングシステム
「文書の整理方法」のことです。

ファイリングシステムとは、「組織体の維持発展のために必要な文書を、その組織体のものとして、必要に応じ即時に利用しうるように組織的に整理保管し、ついには廃棄に至る一連の制度のこと」(三沢 仁『五訂ファイリングシステム』による。)です。


ファイル基準表
キャビネット内にどのような文書(フォルダー)が、どのような分類で、何年保存で管理されているかを確認するための表。


ファイルボックス
個別フォルダーに収めた文書を入れるための箱型容器。
ファイルボックスは棚や引き出しに入れて管理します。 見た目も良く、綺麗に整頓できます。
チューブファイルなどの冊子で管理していた文書を、個別ファイルに分冊・ファイルボックスで管理することにより、文書の出し入れがスムーズに行えます。

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文書保存箱
文書庫や外部倉庫で文書を保存しておくための箱。
長期保存に耐えられるように、ある程度の強度が必要です。

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SRI文書保存箱


法定保存年限
法律で定められている文書の保存年限のこと。


保管
頻繁に使用する文書を必要な時にすぐ取り出せる状態をいいます。
事務室の棚などに管理されています。


保存
あまり使用しないが、廃棄できない文書を保管庫に管理している状態をいいます。
文書主管部門の管轄のもと、文書庫や外部倉庫で管理されています。


保管単位
ファイリングシステム構築においての、最も小さい組織単位のこと。
通常は「課」単位にて、文書管理を行います。