まずは廃棄！ 文書減量のコツ
不要な書類の廃棄基準
物を捨てることが苦手な人がたくさんいると思います。
だからといって、書類を「永年保管」に変更したり、保存年限の「見直し｣ばかり行なっていればオフィスは書類で溢れてしまいます。
「いつか必要になる」ではなく「これがなくても仕事はできる」という考え方にしましょう。
文書を廃棄する段階では、以下のことに注意しましょう。
・捨てた量を把握する
・判断に迷う場合は、上司に相談する
・機密情報はシュレッダーにかけるか、専門業者に委託して機密抹消を行う
捨てられる文書のポイント
1.一時的な文書
会議資料、社内連絡文書などはその期限が過ぎれば、すぐに廃棄しても問題はありません。
※紙を1年保管しなくてもデータがあればいいのでは？
2.吟味を重ねて作成した文書
報告書、プレゼン資料など、何度も内容を練り直して作成しますが、
最初に作成した資料は、よほどの事情が無い限り資料完成後は廃棄をします。
3.コピーした書類
原紙を作成者が責任をもって管理しているなら、コピーしたものは
必要でなければすぐに廃棄します。
こういったコピーした書類が増加の原因となるので、早めに廃棄を行わなければなりません。
4.保存期限が過ぎた書類
見直しをせずに、期限が過ぎた書類はすぐに廃棄します。
5.カタログなど
古いカタログで商品を注文してしまう、ということが起こる可能性があるので
新しいカタログを入手した時に、古いカタログを廃棄します。
関連サービス
・SRI 機密抹消サービス
・SRI たまって箱 - 機密文書回収用セキュリティボックス
