作成から廃棄まで
文書の閲覧頻度は、時間の経過とともに低くなっていきます。閲覧頻度に応じて、オフィスの使いやすい場所から多少使いにくくても我慢できる場所へ、または別室の文書庫などへと移していきます。
このオフィスの中で文書を動かすことを「移替え」といい、オフィスから別室の文書庫などへ文書を動かすことを「引継ぎ」といいます。移替え及び引継ぎの時期は、年に１回、会計年度末が一般的です。
ファイリングシステムでは、文書の発生から保管・保存・廃棄までを次の図ようなフローで管理します。文書の発生から廃棄までの寿命を管理するという意味で、このような文書管理の原則を「ライフサイクル原則」といいます。
（社団法人 日本経営協会 ファイリング・デザイナー 参照）
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