廃棄システムの構築

ファイリングシステムの目的・目標の1つとして、”廃棄システムの構築”があります。

・文書をとっておくだけでなく、廃棄するシステムを構築し、オフィス内の不要文書の氾濫を防ぐことです。

廃棄システム


ファイリングで管理者が悩むことといえば、文書保管年限ルールを構築し、そのルールを浸透させ、文書の廃棄フローを構築することです。

文書をファイル基準表や文書管理台帳に登録する際に、文書ごとに保存年限を設定する必要がありますが、社内基準が浸透していなかったり、ルールがあいまいだったりすると、保存年限は設定されずに保存・保管されるケースが多くあります。 年限設定されない文書が多くなればなるほど、文書の保管量は増え、管理が行き届かなくなってしまいます。

SRI WEBシステムでは、文書の廃棄システム構築をサポートする機能を搭載しており、社内の円滑な廃棄フロー構築を支援致します。

また、SRIでは情報管理センター内に大型シュレッダーを設備し、機密文書抹消処理サービスを提供しております。 SRIで保管している文書は、保存年限切れた場合でも同施設内で破砕処理できるため、不必要に機密文書を他の外部施設に移動する必要もなく、セキュリティ万全の状態で安全に機密抹消することができます。

SRI 機密抹消処理エリア機密抹消処理エリア


保存年限を終えた文書だけでなく、日々発生する文書に関しても、機密文書回収用セキュリティボックスでのサービスを提供しております。

機密文書回収用セキュリティボックスでのサービス


文書管理・ファイリングにおいて、廃棄システムを構築することは非常に重要です。
ぜひSRIの提案する廃棄フローをご検討ください。


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