組織体のデータベース構築/他者検索の確保・即時検索の確保

ファイリングシステムの目的・目標として、”組織体のデータベース構築”・”他者検索の確保・即時検索の確保”という重要なポイントがありました。

・文書を私物化しないで、組織で文書の共有化を図る。
  ⇒組織体のデータベース構築

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・文書が担当者以外でも検索でき、即時に利用することができるようにすることです。
  ⇒他者検索の確保・即時検索の確保

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SRIが提案する次世代のファイリングシステム

従来のファイリングシステムでは、文書を私物化しないで組織で文書の共有を図るために、”文書管理台帳”で社内文書情報を共有させるということに着目されていました。 文書管理台帳は仕組みとしては非常に重要でしたが、その台帳を円滑に管理できるシステムがありませんでした。

多くの企業では、拠点・部署ごとに文書管理台帳で情報はまとめているが、エクセルや紙ベースでの共有であり、会社全体の文書管理体制を把握するには手間と時間をかけて各部署から情報を収集・集約しているのが現状です。 

SRIが提案するWEBシステムでは、従来エクセルで管理されてきた文書管理台帳を、ウェブ上で共有・管理できるASPとして提供しております。

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社内で文書が発生・活用し、共有の段階になった際に簡単にシステムへ登録・共有できる仕組みがあります。社内文書管理の機能を活用いただければ、社内文書の私物化抑制についても効果が挙げられるでしょう。

WEBシステムに登録された文書情報は、権限のある方であればいつでも検索することができ、他者検索の確保・即時検索の確保もクリアーしています。





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