ファイリングの目的・目標設定

ファイリングシステムとは

ファイリングシステムとは、どのようなものなのでしょうか。

一言でいえば、「文書の整理方法」のことです。

ファイリングシステムとは、「組織体の維持発展のために必要な文書を、その組織体のものとして、必要に応じ即時に利用しうるように組織的に整理保管し、ついには廃棄に至る一連の制度のこと」(三沢 仁『五訂ファイリングシステム』による。)です。


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ファイリングシステムの目標及び目的

【目標】

文書の私物化を排除し、課としての情報の共有化を図ること、即時検索ができる
こと及び他者検索ができることの三つの要件を満たし、業務の効率化支援を通
じて、情報の適性管理を構築すること。

【目的】

情報が全社的に共有されること及びいつでも、どこでも、だれでもが情報を検索
できて活用できることの二つの要件を満たし、意思決定・政策決定の最適化支援を
通じて、情報の活用システムを構築すること。


ファイリングシステムの目的・目標としてわかりやすくまとめると、


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・文書を私物化しないで、組織で文書の共有化を図る。
  ⇒組織体のデータベース構築

・文書をとっておくだけでなく、廃棄するシステムを構築し、オフィス内の不要文書の氾濫を防ぐ。
  ⇒廃棄システムの構築
  
・文書が担当者以外でも検索でき、即時に利用することができるようにすることです。
  ⇒他者検索の確保・即時検索の確保



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