法定保存年限、社内規定年限
法定保存年限とは
法律により保存期間が定められている文書のことです。
法定保存年限が適応されるのは原本であり、コピーは対象となりません。
主な法定保存年限
永久 定款、株主名簿、端株原簿、社債原簿
登記済書（権利証）など登記・訴訟関係書類
10年 商業帳簿
7年 青色申告関係帳簿、決算書類、取引関係書類
5年 契約期限を伴う覚書、念書、協定書などの文書
カルテ
3年 社内会議記録、社内規程・通報の改廃に関する書類
業務日報
上記のように、法定年限によって保存を義務付けられている文書や永久保存の文書などは、使用頻度が低くても保管していなければなりません。しかし、社内で保管する場合にはどうしても管理コスト・セキュリティの問題が発生します。
法定保存年限が定められている文書・永久保存の文書は、使用頻度が低くなった時点で外部倉庫を利用することをお勧めします。
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